Come ottimizzare il tempo: alcuni consigli per non perdere tempo

Non ho tempo!

Quante volte ti è capitato di dirlo?

Non ti preoccupare, è probabilmente una delle scuse più utilizzate. L’abbiamo sentita dire da chiunque, dall’impiegato all’imprenditore di successo, dal freelance al pensionato.

E vuoi sapere cosa accomuna tutte le persone che utilizzano questa scusa?

Non una mancanza di tempo bensì una mancata organizzazione del tempo (oltre che di voglia, sei pigro, c’è poco da fare). Per questo voglio spiegarti alcuni trucchetti che possono tornarti utili per ottimizzare il tempo, prova ad applicarli e riuscirai a ricavare del tempo libero da utilizzare in altro modo.

Innanzitutto devi sapere che ogni persona che vuole realizzare un progetto imprenditoriale deve affrontare tre fasi: preparazione, azione e riposo.

Sono tre fasi che si ripetono in loop nella vita di un imprenditore, il cui lavoro si basa sulla creazione continua di nuovi business, mentre possono ripetersi anche una volta sola nella tua vita se hai un’altra attività lavorativa.

Preparazione: è la fase iniziale di un progetto, normalmente la più lunga, precede l’azione ed è costituita da tutte le operazioni di analisi e ricerca utili per la fase successiva. Analisi di mercato, analisi dei competitor, studio delle strategie, creazione di un business plan, fanno tutte parte della fase di preparazione.

L’obiettivo di questa fase è mettere nero su bianco il progetto, capirne la fattibilità e gli scenari di mercato possibili. Serve inoltre per comprendere chi deve fare cosa nella fase di azione.

Azione: è la fase di implementazione del progetto, è necessario seguire gli step stabiliti nella fase di pianificazione. Se tutto viene pianificato bene questa fase sarà breve ma intensa. Mi capita infatti di fare sessioni continue di 7/10 giorni dove porto a termine un progetto che ho pianificato in mesi, è normale.

In ogni momento devi avere il controllo del tuo progetto, conoscere lo stato di avanzamento, le modifiche apportate, gli scenari futuri e prevedere eventuali variazioni rispetto al piano iniziale.

Le varie figure coinvolte rendono conto dello stato di avanzamento durante le riunioni di stato avanzamento lavori, fai in modo di seguire sempre la linea di lavoro prestabilita, ogni fuoriuscita comporta un’inevitabile perdita di tempo.

Riposo: è la fase più importante nella vita di un imprenditore e forse, proprio per questo, è la più difficile da ricavare. Un imprenditore o un investitore è sempre in azione, non si ferma mai, non si concede mai una fase di riposo, relax, nella quale staccare la mente da tutto e da tutti.

Eppure questa fase è fondamentale, sono i momenti in cui la mente riposa e vengono nuove idee. In questi momenti di relax, di osservazione di se stessi,  le onde cerebrali diventano più profonde, più lente e si riesce a recepire nuove opportunità, questo è possibile quando ci si stacca dalla realtà quotidiana.

La meditazione è uno “strumento” fondamentale per ottenere questo risultato. Un modo per concedersi del riposo anche quando si è troppo impegnati nella fase di azione.

Alcuni consigli per ottimizzare il tempo

Forse non te ne accorgi, ma nell’operatività di ogni giorno perdi un sacco di tempo, tantissimo. Per ridurre le perdite di tempo dovresti raggiungere il massimo della concentrazione e non avere distrazioni.

Con il tempo e l’esperienza, si impara a pianificare ogni singolo processo all’interno di ogni fase.

Telefono, una distrazione continua

Non c’è dubbio che tenere il telefono vicino mentre si lavora, non in modalità silenziosa, sia un’estrema fonte di distrazione: chiamate, messaggi whatsapp, notifiche di ogni genere.

Forse non sai però, che anche mettendo lo smartphone in modalità silenziosa con lo schermo rivolto verso il basso, il tuo cervello è parzialmente distratto, la semplice vista del telefono ti porta a pensare ad eventuali messaggi che hai ricevuto, inizia a domandarti “e se mi hanno scritto?” e “se mi stanno chiamando?”.

Quando lavori, cerca di lasciare il telefono il più lontano possibile da te, in un’altra stanza per esempio, in modo che non sia visibile.

Ovviamente lo stesso discorso vale per le notifiche sul computer, chiudi whatsapp web e disabilita le notifiche delle email.

Ti consigliamo Cold Turkey, una web app che, impostata correttamente, ti impedisce di aprire determinate pagine in determinati orari (es. Facebook, Instagram, Whatsapp).

Anche se chi mi conosce lo sa, quando sono in focus operativo NON ESISTO PER NESSUNO!
Telefono in modalità aereo lasciato in un’altra stanza e musica post-rock strumentale sul pc. Addio!

La tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro fu inventata negli anni 80 da un programmatore italiano, basandosi sui timer a forma di pomodoro utilizzati in cucina per misurare i tempi di cottura.

Questa tecnica prevede un’alternanza precisa di fasi di lavoro da 25 minuti con fasi di riposo da 5 minuti. Ogni quattro fasi di lavoro ci si può concedere una pausa più lunga da 15-20 minuti.

Durante le pause si puoi fare qualsiasi cosa, bere o mangiare, andare in bagno o controllare le notifiche, l’importante è che tu sia rigoroso nel rispettare i tempi.

Pianifica gli orari per ogni azione

Nel libro “4 ore alla settimana” di Tim Ferris, l’autore descrive una tecnica che utilizzava per gestire la sua casella email: ogni giorno, sceglieva una precisa fascia oraria, ad esempio dalle 12 alle 13, per rispondere a tutte le email ricevute, dopodiché chiudeva la posta fino al giorno successivo.

Lo step successivo è stato quello di inserire un autorisponditore che avvisava i mittenti di questa sua tecnica, in modo che sapessero che avrebbero ricevuto risposta ma solamente in quella finestra di tempo della giornata.

Se anche te, tra un’operazione e l’altra controlli la casella email, probabilmente stai perdendo molto tempo durante la giornata.

Soprattutto devi sapere che il tempo perso non è tanto quello che trascorri a controllare le email e rispondere, bensì quello che utilizzi per rientrare in focus sul lavoro principale che stavi svolgendo.

Ammettendo pure che tu sia veloce a raggiungere la concentrazione, spostare il pensiero da una finestra all’altra, da un lavoro all’altro, perderesti comunque un 5% del tempo che avresti continuato a dedicare al lavoro principale, moltiplicato per tutte le volte che effettui lo switch durante la giornata, costituisce non poco tempo.

Impara a sfruttare il tempo morto

Il tempo morto è quello in cui sei apatico, inattivo, in questi momenti non apporti benefici né a te né alla tua azienda.

Sono un esempio di tempi morti i momenti passati sui mezzi pubblici o chiusi in macchina nel traffico, durante i voli in aereo e in parte anche il tempo trascorso in palestra.

Come sfruttare questi momenti morti?

Ascolta dei podcast anziché perdere tempo sui social, sfrutta questi attimi per una continua formazione, leggi dei libri (non mentre guidi ovviamente).

Organizzando anche i tempi morti, andrai a svolgere operazioni che prima effettuavi in altri momenti, di conseguenza ti si libererà del tempo che puoi utilizzare in altro modo. Un investitore o imprenditore utilizzerebbe questo tempo per creare nuovi progetti, diventa un vero circolo vizioso.

Ricorda infine che ” più cresci, più diventano piccoli i problemi “, questo vuol dire che con l’esperienza e la conoscenza si riduce il tempo da dedicare ai problemi.

Questi sono alcuni semplici trucchetti che ci hanno aiutato sicuramente ad aumentare la nostra produttività, se ne conosci altri puoi insegnarceli scrivendo un post nel nostro gruppo Facebook.

 

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Stefano Picchio
Imprenditore digitale
Tutto è iniziato nel 2013, momento in cui mi sono interessato al mondo dell'online.
In quegli anni facendo piccoli investimenti di natura finanziaria. Successivamente ho scoperto altri settori di investimento fino a conoscere ed appassionarmi di imprenditoria e digital marketing.
Ora ho uno smart-team di 11 collaboratori sparsi in giro per il mondo con i quali gestisco le mie 3 aziende.

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